Confinement Covid19 : Huma-Num vous donne des astuces pour optimiser le travail à distance avec ses services.

A l’heure du travail à distance collectif, Huma-Num propose de rappeler dans cet article les différents outils existants qui permettront des échanges efficaces entre collègues et des partages de fichiers, légers ou lourds, dans des espaces sécurisés. Nous présentons en premier lieu les services opérés par la TGIR Huma-Num sur ses serveurs et en annexe quelques services opérés par des opérateurs publics de l’enseignement supérieur et de la recherche.

1. Les listes de diffusion et de discussions “SYMPA”

Une solution simple et efficace consiste en la création d’une liste de diffusion à l’aide de serveur de listes de diffusion utilisant le logiciel “SYMPA”. Vous pouvez demander la création de votre liste sur https://listes.huma-num.fr/sympa/ et y inscrire l’ensemble de vos collègues / collaborateurs afin de partager rapidement des informations et favoriser les échanges d’idées.

Votre liste vous permet aussi de partager simplement des documents dans un petit espace dédié avec vos abonnés. La vocation de cet espace est interne à la liste, il ne s’agit pas de l’utiliser pour stocker des documents et les citer ensuite dans des publications ou billets de carnet de recherche. En effet, les documents déposés n’auront pas d’identifiants pérennes. A la suppression de la liste, les documents ne seront pas conservés dans le serveur (il sera demandé au propriétaire de la liste de les récupérer).

Tutoriel : Cliquez sur liste des listes > Choisissez votre liste > A gauche cliquez sur « Document partagés » > Passez en mode expert pour déposer votre fichier.

Vous disposez maintenant d’un espace en ligne sécurisé où partager des documents avec une liste de personnes spécifiques abonnées à la liste.

2. Mattermost : le service de Chat interne

Afin de garder le contact quotidiennement avec vos collègues, et échanger directement et rapidement, Huma-Num propose le service Mattermost, un chat interne et sécurisé pour les organisations et les entreprises.

La demande d’ouverture d’un compte Mattermost s’effectue via HumanID, le hub des services Web d’Huma-Num. Il suffit de renseigner votre établissement de rattachement et les équipes à joindre ou à créer. En effet, vous pouvez initier vous-même un canal ou tout simplement en rejoindre un déjà créé.

La plate-forme permet :

  • De partager des messages et des fichiers sur différentes plateformes notamment, les PCs, les téléphones et les tablettes.
  • Le stockage continu et la recherche instantanée, et prend en charge les notifications et les intégrations avec vos outils existants.

Consulter le Guide de l’utilisateur (en anglais)

3. ShareDocs : le stockage de fichiers de recherche et le traitement simple de document

ShareDocs est un gestionnaire de fichiers mis en œuvre par la TGIR Huma-Num, sur ses propres serveurs, pouvant être utilisé via un navigateur web, un client WebDAV ou un logiciel de synchronisation de fichiers.

Il s’agit d’un stockage déporté en ligne sur le réseau recherche français (semblable à des outils comme DropBox hébergés eux sur le cloud public).

Il est adapté aux projets de recherche qui souhaitent stocker, échanger, partager, travailler sur des données de type fichiers (ensemble de photos, de textes transcrits, etc). Ainsi, l’usage courant de ShareDocs permet de préparer des fichiers pour une édition en ligne ou bien une diffusion dans NAKALA (par exemple).

L’ouverture d’un compte ShareDocs se fait — comme pour Mattermost, via HumanID.

Nous proposons deux guides de prise en main de ShareDocs :

4. Gérer votre veille scientifique avec Isidore

Le moteur et assistant de recherche Isidore, accessible sur isidore.science vous permet d’enregistrer vos requêtes, de les paramétrer sous formes d’alertes e-mail ou d’en faire des flux RSS pour Zotero et cela pour vous aider dans votre veille scientifique. Pour cela, un compte HumanID vous donne automatiquement accès à un espace de travail personnel dans Isidore.

Enregistrer une recherche dans Isidore :

Une fois connecté.e dans Isidore, en formulant vos recherches (avec ou sans opérateur booléens : ET, OU, SAUF, PROCHE) vous pouvez les enregistrer directement sous la forme de requête :

Les requêtes sont paramétrables dans le menu « Mes requêtes » de votre cartouche en mode connecté :

Et

Les quatre pictogrammes de droite, permette de : partager la requête sur sa page de profil (voir « Mon profil) ; recevoir par e-mail, une fois par mois les nouveaux documents correspondant à la requête programmée ; récupérer les documents de la requête sous la forme d’un flux RSS (pour l’inclure par exemple dans Zotero ou autres outils de veille utilisant les flux RSS) et enfin la suppression de la requête.

Une fois par mois, lors de la mise à jour de l’index d’Isidore, vous seront envoyées par e-mail les nouveautés correspondant à vos requêtes enregistrées.

5. Outils de communication et d’échange pour la communauté de l’enseignement supérieur et de la recherche

  •  « Rendez-vous » de RENATER
    Rendez-vous  est un service de RENATER utilisant le logiciel ouvert Jitsi. Hébergé sur les serveurs de RENATER et accessible pour celles et ceux qui sont inscrits dans la fédération ESR via leurs universités ou organismes de recherche, Rendez-vous permet de faire des visio-conférences très rapidement via un simple navigateur Web (Firefox, Chrome, Chromium). Il existe aussi des applications pour iOS et Android. RENATER propose, sur son site Web, des tutoriels vidéo et des présentations et une foire aux questions.

    Attention, RENATER précise que Rendez-vous « n’est pas adapté pour un usage d’enseignement à distance ».

  • RENAvisio
    RENAvisio est un service de RENATER qui vous permet de bénéficier d’une solution fiable et simple de réservation de « ponts de visioconférence », c’est-à-dire que ce service est accessible depuis vos salles de réunion équipées de matériel visio ainsi que depuis les équipements personnels des utilisateurs via le téléchargement d’un logiciel client.

    RENAvisio propose un guide d’utilisation  et une foire aux questions.

  • FileSender
    Si vous disposez de fichiers volumineux et que ceux-ci ne peuvent pas s’envoyer par mail, RENATER propose un service d’échanges de fichier lourds (jusqu’à 100 Go).
    Il est préférable, dès quelques Mo, de privilégier ce type de transfert de fichiers, très simple d’utilisation (semblable, par exemple, à Wetransfer).

    Visionner le tutoriel
    Télécharger la fiche accompagnement utilisateur 

6.  Ressources et informations autour du traitement des données SHS (pour mettre à profit le confinement pour le traitement des données).

  • Doranum
    Doranum est un site Web proposant de nombreuses ressources pour l’accompagnement des communautés de la recherche dans la gestion, l’organisation et le partage des données de recherche. Si vous mettez à profit la période de confinement pour préparer des corpus de données numériques et que vous souhaitez savoir comment organiser les choses sur le plan juridique, documentaire, etc. Doranum vous propose de nombreuses fiches pratiques.

  • La boîte à outils des historien·ne·s
    Tenu par l’historienne Franziska Heimburger (université Paris-Sorbonne) et l’historien Émilien Ruiz (Sciences Po), la boîte à outils des historien·ne·s est un blog qui propose des tutoriels sur des outils utiles pour l’histoire mais aussi, dans la plupart des cas pour des chercheur·e·s, doctorant·e·s, des sciences humaines et sciences sociales. Il propose des tutoriels sur des outils et des techniques de visualisation des données, d’écriture, de documentation et bibliographie, de recherche et de veille et sur les questions du traitement des données quantitatives.

    Le site signale aussi de nombreuses ressources (outils, lectures, etc.).

  • Les ressources du réseau Mate-shs
    Mate-shs est un réseau métier initié et porté par des ingénieur.e.s qui travaillent à la production, au traitement, à l’analyse et à la représentation des données dans la recherche en Sciences Humaines et Sociales. Sur le site Web du réseau, tenu par ses membres, un certain nombre de ressources sont documentées et proposées.

 

 


3 réponses

  1. Patrice Bret dit :

    Merci et bravo pour cette utile information

  1. 5 avril 2020

    […] astuces pour optimiser le travail à distance à l’aide des outils d’Huma-Num […]

  2. 7 avril 2020

    […] TGIR Huma-Num propose des astuces , outils et […]

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